導入事例

世田谷区

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(写真左より)世田谷区 政策経営部 ICT推進課 岡﨑 健一氏、同部 野澤 悠氏、同部 木戸靖裕氏、同部 大網 琢磨氏

東京都特別区の1つである世田谷区では、総務省が推進する「自治体情報システム強靱性向上モデル」におけるメール無害化に対応するため、SPC Mailホールドを利用しています。ご担当者に、導入の経緯と成果について詳しく伺いました。(取材日:2020年8月)

職員約5.500人 が外部から受信するメールをSPC Mailホールドで無害化

-世田谷区におけるSPC Mailホールドの利用状況を教えてください。

setagaya01.png 世田谷区ではセキュリティ対策の一環として、庁内ネットワークとインターネットネットワークをVDI(仮想化デスクトップ)により三層に分離して運用しています。そのため、当初はメールボックスに関しても、庁内ネットワーク用とインターネットネットワーク用で別々に用意し、運用してきました。
今回、職員の利便性を向上すると同時に業務の効率化を図るために、庁内とインターネットネットワークのメールボックスを一本化するタイミングで、従来の庁内にオンプレミスで設置したメール無害化システムから、クラウド上で無害化を行うSPC Mailホールドへ切り替えました。

-SPC Mailホールドの対象となる利用者数を教えてください。

現在、当区の職員で外部とメールをやり取りしている約5,500人 が対象となります。

庁内外のメールボックスを一本化するために、新たなメール無効化の仕組みを検討

-SPC Mailホールドを導入した経緯について教えてください。

setagaya02.png 世田谷区では、情報システムが安定的かつ安全に稼働し続けることが、区民の行政に対する信頼感につながり、また行政としても効率的かつ効果的なサービスの提供ができるようになると考えています。
そのため、庁内外のネットワークの分離をはじめ、VDIの導入による業務の利便性や安全性の向上など、システム環境の整備はもちろん、職員のセキュリティに関するスキルや意識の向上などソフト面での整備にも積極的に取り組んでいます。
メールシステムについても、2017年7月からマイナンバーを活用したオンラインの情報連携の開始にともない、従来のウイルスやスパムメール対策などに加え、総務省が推進する「自治体情報システム強靱性向上モデル」の指針に沿い、メールを無害化するためのシステムを導入しました。
当時導入したメール無害化システムでは、インターネットネットワーク側で受信したメールが庁内ネットワークの別ドメインのアドレスに転送される際に、メールを無害化(添付ファイル除去、URLの無効化、メール形式のテキスト化)しますが、2つのメールボックス、ドメインを管理しなければならなかったため、管理者、利用者双方にとって処理フローが煩雑になっており、かつメールシステムの構成が複雑になっていました。そのため、インターネットネットワークと庁内ネットワークのメールボックスを一本化するにあたり、無害化された添付ファイルの取り扱いや使い勝手、運用も改善したいと考え、メール無害化に関して新たな仕組みを検討することにしました。その際に紹介を受けたのが、SPC Mailホールドでした。

必要なメール無害化機能をシンプルに利用できるだけでなく、ソースポッドの実績や信頼性も高く評価

-SPC Mailホールドを採用した理由を教えてください。

setagaya03.png 次の3つのポイントからSPC Mailホールドの導入を決定しました。

【採用理由1】クラウド上でメールを無害化
従来の無害化の仕組みでは、インターネットネットワークのメールボックスから庁内ネットワークのメールボックスにメールを転送する際に無害化処理を行います。そのため、メールボックスを一本化するのには複雑な処理フローやルート設定が必要でした。
SPC Mailホールドは、クラウド上で添付ファイルを分離して、無害化してからメールを受けとることができるので、処理フローやルート設定をシンプルにすることができます。

【採用理由2】メール無害化に必要な機能を網羅
「添付ファイルの分離・無害化」「HTMLメールのテキストメール変換」「URLリンク削除」といった、総務省の指針に対応するために必要なメール無害化機能を網羅しており、メール無害化のロジックもしっかりしていると判断しました。

【採用理由3】信頼性と実績
24時間365日、停止することなくサービスの稼働が求められるシステムなので、安定性や信頼性も重要な選定ポイントとなります。これまでもソースポッドのクラウドメール誤送信対策SPC Mailエスティーを利用してきましたが、大きなトラブルもなく、安定性や信頼性も期待できると判断しました。

利用者の利便性やリテラシーが向上、管理者の運用負荷も軽減

-SPC Mailホールドを導入した効果について教えてください。

setagaya04.png メールボックスの一本化をスムーズに実現できたことが、SPC Mailホールドを導入した重要な成果となりますが、利用者や管理者においても、次のような効果が見られます。

【導入効果1】使い勝手の向上と作業負荷の軽減
分離・無害化された添付ファイルを、旧システムよりも少ない手順で取り扱えるようになりました。利用者からも「使いやすくなった」という声を多数もらっており、セキュリティを確保しながら、作業負荷を軽減することにもつながっています。

【導入効果2】危険度の可視化によるリテラシーの向上
SPC Mailホールドの分離されたメールを操作する画面には、「安全」「注意」「警告」と3段階でメールの危険度の判定結果が表示されるので、利用者側が危険なメールの種類や傾向などを常日頃から意識することで、セキュリティやリスクに対するリテラシーの向上と安心につながっています。

【導入効果3】運用負荷の軽減
区役所では定期的に所属部署の異動が発生します。旧メール無害化システムではアカウント情報の変更作業が煩雑でしたが、SPC Mailホールドでは、CSVファイルをインポートするだけで済むので、運用管理にかかる負荷も軽減されました。

ソースポットへの要望・期待

-SPC Mailホールドおよびソースポッドに対する要望や期待があればお聞かせください。

セキュリティ対策に終わりはなく、今後「自治体情報システム強靱性向上モデル」の指針も内容が変わっていくこともあるでしょう。メールのセキュリティに特化したクラウドサービスを提供するベンダーとして、ソースポッドには常に最新の動向を把握し、先進的かつ安定的なサービスの実現を期待しています。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
団体概要
団体名 世田谷区
所在地 東京都世田谷区世田谷4-21-27(区役所本庁舎)
ご利用数 5,500アカウント
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