導入事例

株式会社東邦システムサイエンス

企画・営業統括部 企画室 シニアスペシャリスト 山崎 高志氏(写真左)
企画・営業統括部 企画室 スペシャリスト 嘉村 良太氏(写真右)

東証一部上場のSI企業「株式会社東邦システムサイエンス(以下、東邦システムサイエンス)」では、Microsoft Office 365(以下、Office 365)の誤送信対策に「SPC Mailエスティー」を利用しています。導入の経緯と成果について、同社 企画・営業統括部 企画室 シニアスペシャリスト 山崎 高志氏(写真左)、およびスペシャリスト 嘉村 良太氏(写真右)に詳しく伺いました。(取材日:2015年6月)

SPC Mailの活用概況

-SPC Mailエスティーの利用状況について教えてください。

当社では、これまで社内で構築・運用していたメールサーバの老朽化にともない、2015年3月に、Office 365(Microsoft Exchange Online)へとメールシステムを切り換えました。それにあわせてSPC Mailエスティーを導入し、添付ファイルの自動暗号化機能の利用を開始しました。

-メールシステムにOffice 365を採用した理由を教えてください。

他にもクラウド型のサービスを検討しましたが、メールシステムだけを契約できる点や国内に正式な契約・サポートの窓口があること、セキュリティポリシーの内容、コストパフォーマンスなどを検討してOffice 365を選びました。

-利用者数を教えてください。

現時点では、本社で勤務している約200名で利用していますが、将来はお客様の職場に常駐している社員にも利用を広げる予定で、最終的には700名ぐらいになります。

導入前の体制・対策

-旧メール環境では、添付ファイルの自動暗号化に関してどのように対応していたか教えてください。

システムは導入しておらず、手作業で添付ファイルを暗号化してメールに添付するというルールを設けて対応をしていました。

添付ファイルの自動暗号化機能の導入経緯、選定理由

-今回、添付ファイルの自動暗号化機能を導入した理由を教えてください。

添付ファイルの自動暗号化機能を導入したのには、「誤送信対策の強化」、「クラウド環境の活用」、「取引先へのアピール」という3つのねらいがありました。詳細は、次の通りです。

■誤送信対策の強化
当社ではお客様やお客様先に常駐している社員と、メールで情報連携することも少なくありません。また、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やプライバシーマークの認証取得にも添付ファイルの暗号化は求められます。

そのような誤送信対策の一環として添付ファイルを暗号化していますが、パスワードを付けてファイルを暗号化し、さらにパスワードを連絡するという作業はそれなりの手間もかかりますし、手作業での対応ではミスや漏れが発生するリスクを完全に排除することができません。 自動で添付ファイルの暗号化を行う仕組みを導入することで、業務効率化とミス・漏れ防止の両立を図り、誤送信対策を強化したいと考えました。

■クラウド環境の活用
旧メールシステムの環境下では、自動暗号化の仕組みを付け加えようとすると、システムを新たに構築したり、高価な機器(アプライアンス)の導入が必要になり、運用負荷も増えることから、導入の検討が進みませんでした。 今回、クラウドサービスに移行したことで、メールシステムの運用負荷が大幅に軽減されました。さらに自動暗号化の仕組みもクラウドサービスであれば、導入・運用の負荷が軽く、導入しやすいと判断しました。

■取引先へのアピール
アピールというと少し大げさですが、東証1部に上場をしたことでこれまで以上に社会的な責任を求められるようになりました。また、取引先からセキュリティ対策やITガバナンスに関する問い合わせを受ける機会も増えており、誤送信対策を実施していることを明確にするという目的もありました。

-添付ファイルの自動暗号化機能のサービスを選定したときの要件を教えてください。

導入するシステムを絞り込んだ時の主な要件は、次の3点、計8項目になります。

【要件1】仕様に関する主な要件
・Office 365に対応している
・クラウドサービスとして導入できる
・安定稼働している

【要件2】機能に関する主な要件
・指定の拡張子のデータは暗号化をしない設定ができる
・指定の送付先(ドメイン)にメールを送付するときは暗号化をしない設定ができる
・設定や運用が容易である

【要件3】ベンダーに対する主な要件
・導入実績が豊富である
・サポート体制がしっかりしている

SPC Mailエスティーを採用した理由

-SPC Mailエスティーを採用した理由を教えてください。

自動で実行される機能なので、普段、意識せずに暗号化が機能していることが一番の導入効果だと捉えています。また、トラブルもなく正常にサービスが稼働していることも、私たち運用担当者にとっては重要なメリットです。

今後の期待

-今後の展開予定などがあれば教えてください。

セキュリティ対策強化の一環として、協力会社の方に作業をしてもらう場合は、念のためSPC Mailエスティーの「上長承認」の機能を利用してメールの内容を確認してから外部に送信することも検討しています。

-ソースポッドへの要望や期待があればお聞かせください。

SPC Mailエスティー自体の問題ではないのですが、導入当初、Microsoft Outlook(以下、Outlook)をデフォルトで利用するとリッチテキスト形式でメールが送信されてしまい、添付ファイルがないのにもかかわらず、解凍パスワードの通知が送信されてしまうことがありました。また、メールの自動転送を設定したとき、ファイルが添付されていると自動で暗号化されますが、Office 365の標準設定だと転送先に解凍パスワードの通知が届かないということもありました。 いずれも、OutlookやOffice 365の設定を変更することで解決できたのですが、ソースポッドが柔軟に対応してくれたことでとても助かりました。クラウドサービスを利用する場合は、今回のように本サービスとオプション的なサービスのサービス提供が異なることがあり、トラブルの切り分けが難しかったり、サポートの隙間ができてしまったりします。その点、今回のソースポッドの積極的な対応にはとても感謝しています。 ソースポッドのスピーディで丁寧な対応にはとても満足していますので、今後もこれまでと変わらない止まらないサービスと、高い品質のサポートに期待をしています。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 株式会社東邦システムサイエンス
所在地 東京都文京区小石川1-12-14 日本生命小石川ビル5F
事業内容 1.ソフトウェアの開発 (汎用機系のソフトウェア開発、オープン系のソフトウェア開発)
2.情報システムサービス(コンピュータ運用管理業務等)
ご契約数 700アカウント(2015年6月現在)
導入製品

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