導入事例

株式会社 旅工房

内部監査室室長 潮田 和則氏(写真右)
情報システムセクション 平瀬 拓也氏(写真中央)
情報システムセクション 田平 拓海氏(写真左)

海外・国内旅行を取り扱う旅行会社「株式会社 旅工房(以下、旅工房)」。同社では、Microsoft Office 365(以下、Office 365)のメールセキュリティ対策に「SPC Mailエスティー」を利用しています。導入の経緯と成果について、同社 内部監査室室長 潮田 和則氏(写真右)、情報システムセクション 平瀬 拓也氏(写真中央)、田平 拓海氏(写真左)に詳しく聞きました。(取材日:2015年5月)

SPC Mailの活用概況

-SPC Mailエスティーの利用状況について教えてください。

現在、旅工房では旅行のご注文確認メールをお客様に送付しており、その際にSPC Mailエスティーの「上長承認機能」を利用してダブルチェックを行っています。 お客様に旅行のプラン等をご案内する重要なメールですので、内部統制を強化するためにダブルチェックを行う対策を実施しています。 ダブルチェックは、内容の誤りや漏れをチェックするという目的に加え、第三者の視点で見直すために行っています。 その他、新入社員が送付するメールを上司などがチェックする際にも利用していますが、こちらは新入社員が慣れるまでの限定的な利用となります。

-メールシステムの利用者数を教えてください。

現在、Office 365を全社的に導入しており、メールシステムはMicrosoft Exchange Online、クライアントはMicrosoft Outlook(以下、Outlook)を使用しています。利用者数は社員を中心に約400名になります。

導入前の体制・対策

-SPC Mail導入前の体制・対策を教えてください。

現状、ほとんどのお客様に旅行のご注文確認メールを送付しており、その数は多い時で1日あたり数百通におよぶこともあります。取り扱い量が多いので、ミスや漏れも発生しやすくなります。 当初はOutlookのルールで送信遅延を設定したり、VBA(Visual Basic for Applications)でプログラミングをして送信内容をセルフチェックするようにしていました。 これらの機能は現在でも利用していますが、ミスを防ぐことのできるケースは限定されます。第三者が送信するメールを承認する仕組みを導入することで、「ダブルチェック」ができる体制を実現したいと考えました。

5つの選定ポイント

-導入するシステムの選定要件などがあれば教えてください。

導入するシステムを絞り込んだ時の主な要件は、次の5点になります。
【要件1】Office 365への対応
既に導入しているOffice 365への対応が必須要件でした。

【要件2】フィルタリング機能
必要なメールだけ承認の対象とできるよう、柔軟にフィルタリングが設定できることが重要な検討ポイントでした。

【要件3】導入/運用の負荷がかからないこと
少数精鋭体制で全社の情報システムを保守・運用しているので、できるだけ導入や運用に負荷のかからないシステムを導入したいと考えました。

【要件4】操作性
利用者が多く、利用頻度も高いので、誰でも簡単に使えるシステムであることも要件でした。

【要件5】コストパフォーマンス
コストをかけるとそれに比例して利益が増えるようなシステムではないので、初期導入コストだけでなく、保守/運用コストもできるだけ抑えたいと考えました。

SPC Mailエスティーを採用した理由

-SPC Mailエスティーを採用した理由を教えてください。

SPC Mailエスティーは導入要件を全て満たしており、 他に比較検討したシステムと比べてエンドユーザにとっても管理者にとっても使い勝手が良いこと。そして、コストパフォーマンスに優れているという点を高く評価しました。 また、ベースとなっているCipherCraft/Mailも導入実績が豊富で、開発元も大手のベンダーであること。さらには、メールセキュリティの専門ベンダーであるソースポッドがサポートしてくれるので安心して利用できると判断しました。

自信を持って、ストレスを感じることなくダブルチェックができる環境を実現

-SPC Mailエスティーの導入効果について教えてください。

まだ導入してからあまり時間が経過していないのですが、フィルタリング機能で必要なメールを確実にダブルチェックできる体制を構築できたこと。そして、時間や手間が取られなくなったことが現状の成果だと捉えています。 また、それをサポートしてくれたソースポッドには、とても感謝しています。

今後の期待

-今後の展開予定などがあれば教えてください。

メールアーカイブ機能の導入は検討しています。メールによるやり取りの証跡を管理・保管し、監査などにも対応できればと考えています。

-ソースポッドへの要望や期待があればお聞かせください。

現在、承認の都度、メールが送られてくると処理するメールの数が膨大となってしまうので、Webサイト上で承認状況を確認できるプログラムを作って確認できるようにしています。このような機能は少し特殊で標準的に提供してもらうのは難しいかもしれませんが、APIなどを公開してもらえると当社としては嬉しく思います。 これからもメールのセキュリティや機能向上に取り組んでいきたいと考えていますので、Office 365を補完するような機能やサービスの提供・提案にも期待しています。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 株式会社 旅工房
所在地 東京都豊島区東池袋3-1-1 サンシャイン60 46F
事業内容 海外・国内旅行を取り扱う旅行会社、観光庁長官登録旅行業第1683号(第1種)
ご契約数 500アカウント(2015年5月現在)
導入製品

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