導入事例

GMOコマース株式会社

管理部 部長 阿波 良和氏(写真)

O2OマーケットおよびECマーケットにおける圧倒的No.1を目指して事業を展開しているGMOコマース株式会社(以下、GMOコマース)では、メールによる請求書発送業務にクラウドメール誤送信対策「SPC Mailエスティー」を活用しています。導入の経緯と成果について、同社 管理部 部長 阿波 良和氏と同部 黒石 万里佳氏(文中写真)に詳しく聞きました。(取材日:2015年3月)

SPC Mailの活用概況

-SPC Mailエスティーの利用状況について教えてください。

請求書をメールで送信する際の誤送信対策として、SPC Mailエスティーを利用しています。請求書送信には専用アドレスを設け、1日に多い日で10通以上、少ない日で2~3通送信し、月単位では200通以上になることもあります。以前は請求書の内容のみ2名体制でダブルチェックしていましたが、現状では専用アドレスからメールが送信される時のみ次のSPC Mailエスティーの機能が適用されるようにしています。

〔活用機能1〕メール誤送信防止機能
請求書を作成した担当者Aがお客様にメールを送信する際、宛先や添付ファイルの有無をセルフチェックするために、メール誤送信防止機能を利用しています。

〔活用機能2〕上長承認機能
担当者Aが送信したメールは上長承認機能により、そのまま担当者Bに承認依頼通知が送信されます。担当者Bは、請求書の内容や送信先などをダブルチェックして、メールを送信します。

〔活用機能3〕パスワード暗号化機能
メールに添付された請求書データは、パスワード暗号化機能によって自動的に暗号化されて送信されます。

担当者に負荷をかけることなく、送信ミスを防ぐために

-誤送信対策を導入した背景や目的について説明してください。

特に請求に関連する業務において重大なミスが発生すると、お客様に多大なご迷惑をおかけすることになります。また、営業やサービス提供・開発部門の足を引っ張ってしまうことにもなりかねません。

また当社の場合は、入金を確認してから利用を開始するタイプのサービスも数多く提供しており、迅速な請求書の発行が求められます。

SPC Mailエスティーを導入する前と後の作業の流れを比較すると、以前の作業フローでは、メールの宛先と請求書の宛先(内容)が異なっていたり、メールに請求書を添付し忘れてしまうというような送信ミスを第三者がチェックする体制ができていませんでした。

そこで、システムを活用することで、第三者が請求書を添付したメールを確認できる体制をつくり、ミスが発生しにくいフローを整えようと考え、誤送信対策の導入を検討するようになりました。

また、現在コーポレートガバナンスを強化し、コンプライアンスを遵守するための体制づくりに積極的に取り組んでいます。請求書発行業務の見直しも、その一環として捉えていました。

5つの選定ポイント

-導入するシステムの選定要件などがあれば教えてください。

導入するシステムを絞り込んだ時の主な要件は、次の5点になります。
【要件1】機能要件
請求書を添付したメールの内容をダブルチェックできることが、機能の必須要件。添付ファイルの自動暗号化は、便利ではあるが、必須要件ではない。

【要件2】Google Apps for Work(以下、Google Apps)への対応
全社で既に導入しているGoogle Apps(Gmail)への対応

【要件3】コストパフォーマンス
請求書の送信のみに使用するので、初期費用や運用費用が高価なシステムの導入や構築は厳しい。

【要件4】導入・運用が容易
Google Appsの運用を担当する開発部門もリソースに余裕がないので、できるだけ導入や運用に開発部門の手をわずらわせない。

【要件5】サポート体制
導入や設定をできるだけ管理部で対応したいので、サポートが丁寧で、迅速なサポートを受けられる。

SPC Mailエスティーを採用した理由

-SPC Mailエスティーを採用した理由を教えてください。

幾つかのシステムを検討した結果、最終的にSPC Mailエスティーを含む2つの候補に絞り込みました。
利用したい機能はシンプルなので、基本的な機能で大差はなかったのですが、次のポイントがSPC Mailエスティーを採用する決め手となりました。

・柔軟な設定の変更が可能(セルフチェックの有無、項目設定、暗号化パスワードのポリシー設定など)。
・導入にあたって既存のGoogle Appsの環境に影響がほとんどなく、開発部の手をわずらわせずに済む。
・クラウドサービスなので初期費用の負担がほとんどかからず、月額費用のコストパフォーマンスも高い。
・サポート対応が迅速で丁寧。

自信を持って、ストレスを感じることなくダブルチェックができる環境を実現

-SPC Mailエスティーの導入効果について教えてください。

請求書の送信作業に関わる人的リソースを増やしたり、作業負担を増やしたりすることなく、送信前のチェック体制を強化できたことがSPC Mailエスティーを導入した狙いであり、最大の導入効果だと捉えています。

その他、送信する前にセルフチェックができるので、自信を持って、ストレスを感じることなく、次の担当者にダブルチェックを任せることができるようになったことも、大きな導入効果として実感しています。

また、私たちはシステムの専門家ではなく、通常の業務をこなしながらの検討作業だったので、正直不安もありました。

しかし、導入検討時の段階から基本的なことでも丁寧に教えてもらえ、必要な時に必要な情報を迅速に提供してもらえたのでとても助かったと同時に、安心して検討を進めることができました。そういう意味で、ソースポッドの提供するサービスを利用して本当に良かったと思っています。

今後の期待

-今後の展開予定などがあれば教えてください。

請求書の送信業務に関しては特に方法を変える予定などはありませんが、他の業務でもSPC Mailエスティーの機能を利用できないか検討しています。

また、他の部署やGMOグループ企業からSPC Mailエスティーの利用状況などを聞かれることもありますので、誤送信対策として導入される可能性もあるかもしれません。

-ソースポッドへの要望や期待があればお聞かせください。

導入検討の段階から、SPC Mailエスティーに関することだけでなく、様々な質問をさせてもらいました。常に迅速かつ丁寧に答えてもらえたので、頼りになる存在でした。今後も、変わらない対応に期待しています。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 GMOコマース株式会社
所在地 東京都渋谷区道玄坂一丁目10番7号 五島育英会ビル7階
事業内容 EC事業者・O2O事業者向け支援事業
ご契約数 10アカウント(2015年3月現在)
導入製品

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