導入事例

損保ジャパン日本興亜ヘルスケアサービス株式会社

取締役 サービス統括本部長 久司 敏史氏(写真左から2人目)
サービス統括本部 データシステムセンター シニアアカウントマネージャー 玉井 聡氏(写真左)

損保ジャパン日本興亜ヘルスケアサービスでは法人向けにメンタルヘルスの研修・教育・予防・復職支援などを提供しており、お客様と「機微情報」、「取扱い要注意の情報」などの重要情報をメールでやりとりすることが頻繁にあります。システムによる誤送信対策をより強化すべくSPC Mailエスティーを導入いただきました。
今回、同社における導入した経緯とその効果について詳しく聞きました。(2015.2)

SPC Mailの活用概況

-損保ジャパン日本興亜ヘルスケアサービスでは、SPC Mailをどのように活用していますか。

弊社では、従業員によるメールの誤送信を防ぐために、SPCMailを2014年より導入、活用しています。通常のメーラーはOutlook、WebメールはGoogle Apps for Workを使用しています。SPC Mailはクラウドで活用していますが、メール送信確認のポップアップ画面表示については、オプションとなるOutlookへのアドオンを通じて実現しています。

導入前の課題

-SPC Mail導入前の課題を教えてください。

弊社では「メンタルヘルスケアサービスを提供している」という業態上、お客様と「機微情報」、「取扱い要注意の情報」をメールでやりとりすることが頻繁にあります。そうした重要情報で誤送信があることは許されません。従業員には教育や社内規定を通じて注意喚起しておりますが、そのような人的対策の他に、「システムによる誤送信防止の担保」も必要だと考え、2013年末より候補となるサービスの選定を開始しました。

IT部門、ユーザー部門 9名が協同して製品を比較検討

-候補となったサービスの選定経緯を教えてください。

SPC Mailについては、損保ジャパン日本興亜グループの損害保険会社で導入実績があることを知ったので、これを候補としました。その他、数サービスはネット検索などを通じて選定。最終的には、各サービスを機能比較した上で、SPC Mailともう1つ(サービスA)に候補を絞り込みました。

なお、今回のサービス選定においては、IT部門だけでなくユーザー部門の社員も多く含める形で、9名の検討グループを立ち上げました。誤送信対策システムは、導入後にメールの使い勝手に強く影響するので、サービスの検討段階からユーザー部門の意見を積極的に聞いた上で、十分な納得感を確保することが必要だと考えたからです。

SPC MailとサービスAは、それぞれ2週間、検討グループ内でトライアル使用して比較しました。

決め手は、ポップアップ画面

-最終的に、SPC Mailを選んだ理由を教えてください。

SPC Mailを選んだ最大の理由は、SPC Mailではメール誤送信を防止する形式が、「確認メール」ではなく「ポップアップ画面」であったことです。

まず比較対象となったサービスAでは、本当にメールを送信して良いかどうかを、確認メールの特定URLをクリックすることで承認する形式でした。

しかし、この形式の場合、お客様にメールを送ろうとするときに、「メール送信」の後、「確認メール受信 → 承認」というように、作業単位が2つ発生するので、非効率的です。また、確認メールのURLクリックを忘れると、一定時間を経過した後、「内容確認をしていないメールが、そのままお客様に送信されてしまう」ことになり、望ましくありません。 一方、SPC Mailでは、システム本体はクラウドですが、Outlookにアドインを加える形で、「ポップアップ画面によるメール送信確認」を実現していました。この場合の作業の流れは次のようになります。

1.お客様にメールを送ろうとして、Outlookの送信ボタンを押す。
2.送信内容確認のポップアップ画面が表示される(この時点ではメールはまだ送信されていない)
3.送信者は、画面上の、「送信先」、「本文」、「添付ファイル」など、ひとつひとつチェックボックスにチェックを入れる形で、「この内容で確かに間違いない」旨を自己確認する。
4.すべてを確認した上で、「送信」ボタンを押すと、メールが実際に送信される。

ポップアップ画面による確認の方が、チェックの手間はあるものの、作業単位は1つにまとまっています。またポップアップ画面の内容を確認する過程で、メール送信に対する緊張感を醸成できるという副次効果もあります。

セキュリティ確保とスムーズな業務を同時に実現するには、「ポップアップ画面による確認」の方が適切であると考えました。

この他、使いやすさや安心感などについて検討グループ内でアンケートを取りましたが、ほぼ全ての項目でSPC Mailが優位でした。




検討グループ内でのアンケート結果

-具体的にどのような形で優位だったのでしょうか。

アンケート結果の具体的内容は次のとおりです。

表とグラフを見れば分かるとおり、全ての項目においてSPC Mailが6割~8割の支持を得るなど、強く優っています。またSPC Mailは、6項目全てにおいて、「断然SPC Mail」という強い支持を得ています。 なお「メール送信へのストレス度」、「操作の分かりやすさ」では、SPC Mailと「サービスA」でアンケート結果が拮抗していますが、これは「サービスA」の「確認メールのURLをクリックする」という形式への支持だと思われます。確かに「手間が少ない」、「分かりやすい」という観点だけで見れば、「確認メールのURLクリック」にも一理ありますから。
※SPC Mailは「確認メールのURLクリック」にも対応しています。

SPC Mailへの評価

-SPC Mailへの評価をお聞かせください。

SPC Mailの導入により、弊社のメールセキュリティ強度は大きく向上しました。メールを送る際にポップアップ画面でチェックする、その一手間が「お客様に送るメールである以上、誤送信はあってはならないのだ」という健全な緊張感を醸成します。SPC Mailの導入により、誤送信防止について「システム的な対策」と日々の操作を通じての「従業員教育」の両方が実現したといえます。

今後の期待

-ソースポッドへの今後の期待をお聞かせください。

損保ジャパン日本興亜ヘルスケアサービスでは、お客様に選ばれる企業であり続けられるよう、引き続き情報セキュリティを総合的に強化していく所存です。ソースポッドには、特にメール誤送信対策の分野において、優れた技術と手厚いサポートを継続提供していただくことを希望します。今後ともよろしくお願いします。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 損保ジャパン日本興亜ヘルスケアサービス
所在地 東京都千代田区二番町11-7 住友不動産二番町ビル2階
事業内容 EAP・メンタルヘルス研修・教育から予防・復職支援まで従業員の メンタルヘルスケア対策の総合支援
ご契約数 80アカウント(2014年12月現在)
導入製品

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