導入事例

ベスパック株式会社

取締役 総務部長 金重 健二 氏
総務部 部長代理 西田 勝彦 氏

「包む」文化を高めつづける総合パッケージング・カンパニーとして、プラスチック容器や医療関連製品などの高品質・高機能な製品を提供しているベスパック株式会社では、ホスティング環境で、メール誤送信対策・メールアーカイブの導入を検討していました。今回、同社におけるメール誤送信対策導入の背景についてお聞きしました。(2013.9.19)

メールシステム利用環境

-御社のメールシステムは、どのような環境で利用されているのでしょうか?

西田氏:メールシステム導入当初より、十数年間継続してホスティング環境を利用しています。

-ホスティング環境を利用している理由を教えてください。

金重氏:自社にサーバーを設置して運用・管理するには、手間やコストもかかり大変です。ホスティング環境は、必要な機能を容易にしかも低コストで利用できます。

-今メーラーは何を使っているのでしょうか?

西田氏:Windows Liveメールを利用していますが、一部ではOutlookやOutlook Expressも利用しています。

情報漏えい対策として実施したかったこと

-メール誤送信対策とアーカイブを導入されましたが、これらメールセキュリティが必要になったきっかけは何だったのでしょうか?

金重氏:数年前にメール誤送信が発生したことがきっかけとなり、今回情報漏えい対策の最優先事項として、メール誤送信対策を導入しました。
以前は、社員にメール誤送信に気をつけるよう、注意を喚起したりもしていました。特にExcelが怖いのです。セルが非表示の場合、情報の存在に気が付かず、誤ってメールに添付して送信してしまうケースが多いのです。Excelは、社内の機密に該当する数字データが入っているものもありますので。

西田氏:メール送信時には、宛先を間違えたり、添付ファイルをつけ間違えたりといった事故により、情報漏えいにつながるリスクがあります。そのため、今回メール送信した後に自己確認を行うことで、これらのリスクに対応しました。
また、従来は、ルーター側の送信ログより、いつ、誰が、どこ宛にメールを送信したかの履歴は取得していましたが、何か事故が発生した際に、その中身まで追跡できるように、新たにメールアーカイブを導入することになりました。

-では、「SPC Mail」導入前から、どのような誤送信対策をすべきか、ある程度決まっていたのでしょうか?

西田氏:決まっていました。メールに関しては、やはり暗号化と送信後の取り消しはやりたかったですね。今回はさらに外部宛の添付ファイル付きメールは、自動的に上長宛にもBccで送信するようにしています。

「SPC Mailエスティー」の選定ポイント

-なぜ「SPC Mail」を選択されたのでしょうか?

西田氏:メール誤送信対策サービスは、丸1年かけて、4、5社のものを比較検討しました。実際に評価も行ったのですが、やはりソースポッドさんの「SPC Mail」のインターフェースが一番使いやすいと思いました。

金重氏:特に、簡便化されているのがよかったです。他社のものは、設定が複雑だったり、利用者側でやらなくてはならない部分も多いのです。「SPC Mail」では、やりたいことが全て網羅されていて、このインターフェース、この機能なら、そこまで説明しなくても混乱なく使ってくれるだろうと感じました。
社員のITリテラシーは様々ですし、使い勝手が悪いと、メール誤送信の対策を行う以前に、導入時に様々な問題が発生し、運用にまで落とし込めなくなってしまいます。ですから、直感的に画面見ているだけで使えるということが、絶対条件だったのです。
社員が、画面上のどこをチェックしていないから送信できないということが分からないことが一番怖いわけです。現場からは「使えないじゃないか」という突き上げが来ますので。

西田氏:画面上で送信者、件名、宛先、本文、添付ファイルの中身等をチェックしていって、スコアが0点になると送信ボタンをクリックできる。一番分かりやすいインターフェースだったのですよ、本当に。チェック漏れがあると、まだスコアが残っていて、送信もできないというのは、とても分かりやすい。それで、メール誤送信対策を導入するなら「SPC Mail」だと決めたのです。

-導入はスムーズにいきましたか?

西田氏:導入スピードはすごく早かったです。こちらでヒアリングシートを記入したら、すぐに弊社の要望したルールで利用できるようになりました。
また、事前評価により、導入イメージも把握できていましたし、ソースポッドさんから分かりやすい設定マニュアルをいただいていたので、各事務所での導入もスムーズでした。

「SPC Mail」の導入効果

-実際に「SPC Mail」の導入効果はいかがでしょうか?

金重氏:現場から「メール送信後に取り消しができるようになって助かりました」という声がよく上がっています。

西田氏:暗号化では、桁数やアルファベットや数字などの文字の種類を設定した内容で、パスワードを自動生成してもらえる点がいいですね。それに宛先毎に固定パスワードも設定できますので。上長に自動的にBccで通知する機能も、個人がどのようなメールを送信しているかを情報共有するという点で、とても有効に使わせていただいています。

金重氏:今までは、手動でCcに上長を入れることで該当メールを通知していましたが、今は自動的にできますので、手間も漏れもなくなりました。どこの会社でもあると思いますが、「俺は聞いていない」と言い出す上長が、この機能を導入すると通用しなくなりますね(笑)。

-上長の手間にはならないですか?

金重氏:外部宛に添付ファイル付きのメールを送信する時だけ上長にBccで通知するので、そこまでメールは多くないので、問題ないですね。

-アーカイブはいかがですか?

金重氏:何かあった時の保険として、トレーサビリティーを考慮して「SPC Mailアーカイブ」を導入しましたので、いつでも対応できるようになりました。

西田氏:副次的なメリットとして、「SPC Mailアーカイブ」で受信メールをアーカイブする時にスパム・ウイルス対策を実施(※)してもらっていますが、弊社の工場では今までスパム対策を行っていなかったため、工場からは「すごくよくなった」という声も上がっています。
※プランによって異なります。
導入後、「使えない」といった話も上がっていませんし、各事務所や工場には1回だけ説明に行っただけで、すんなりと導入できました。全く問題ないです。唯一、お客様から手間だからZIP化して送るのをやめてほしいという声がありましたが、これは設定によって回避しようと思います。

金重氏:満足しています。言うことなしですね。

-今後の取り組みはいかがでしょうか?

西田氏:あまり一気に色々なことを行ってしまうと、社内が混乱してしまうことが予測されるため、検証を繰り返しながらセキュリティを高めていきたいと考えております。今回はおかげさまでいいスタートを切れました。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 ベスパック株式会社
所在地 東京都品川区西五反田1-13-7
事業内容 プラスチック容器製造、医療関連製品製造等
ご契約数 100アカウント(2013年9月現在)
導入製品

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