導入事例

国立東京工業高等専門学校

電気工学科学科長 准教授舘泉 雄治 氏
総合教育支援センター IT教育センター 主任 溝口 将吾 氏

国際性をもち、複合・融合分野に対応できる、ものづくり志向の技術者の育成を行っている国立東京工業高等専門学校では、教職員と学生向けに同ドメインで メールアドレスを付与しているのですが、Google Apps導入に際し、教職員にのみクラウドメール誤送信対策の導入を検討していました。今回、同校におけるメールシステム要件やクラウドメール誤送信対策 導入の背景についてお聞きしました。(2012.7.10)

メールシステムクラウド化の背景

-貴校では、これまでどのようなメールシステムを利用されていたのでしょうか?

舘泉氏:本校では、1992年に全校に向けてメールシステムを導入しましたので、メールの利用はかなり早かったと言えます。全学生、教職員1千人超のメールと演習、Webを1台のサーバーで運用していましたので、今から考えると大変な構成になっていたかと思います。
その後、メールサーバーだけを別立てにし、POPと一部でWebメールを利用していましたが、強固なメール環境にするということでミラポイント社のメール アプライアンスを導入しました。一方で、スパムメールが急増し、スパム対策製品を導入したのですが、メールをほとんど利用しない学生と頻繁に利用する教職員の合計分ライセンスが発生していたので、費用面で非常に厳しい現実がありました。
ちょうどその当時、富士通FIP社がメールASPサービスを開始するという話がありました。タイミングが合ったということと、本校も使い慣れた環境を変え たくなかったため、本校の仕様に合わせてもらい、メールサーバーだけでなく、ウイルス対策、スパム対策、全てミラポイント社の製品でASPとして提供して もらいました。
その時にも問題になったのが、学生のライセンス料をどうするかということでした。元々学生の多くが、プロバイダーのアドレスを持っていますので、学校にいる間だけ学校のアドレスを使うことがなかなか難しく、また滅多にメールが来ないため、利用頻度が非常に低くなっていました。

そのため、別のアプローチとして、緊急情報の配信用に学生の携帯メールに対して一斉配信する方法を、学内のメールとして利用すればいいのではないかという ことになりました。個人情報である学生個別のメールアドレスは、こちらに開示しなくても学生自身で登録することができるようにし、一斉配信もでき、プッシュ配信で昼休みに呼び出しすることもできます。ただし、高学年は使う頻度が高いため、専攻科の学生には教職員と同様のメール環境を提供しました。
そして今回、富士通FIP社のサービス終了に伴い、メールシステムの変更が必要になりました。そもそもメールは重要なインフラでもありますので、学内で持 つのではなく、学外にアウトソーシングすることが大前提です。特に2011年3月11日の東日本大震災以降、学内には重要なものを持つべきではないと考えています。本校のある八王子地区も計画停電のエリアで、当時はひどい状況になりました。他校でも学内のシステムを何とかしないといけないという意識が広 がってきています。
そして、もう少し使い勝手を改善したり、メールボックス容量を増加したいということで考えたのが、Google Apps for Education(以下、Google Apps)でした。こちらが非常に魅力的なのは無償で提供していること。最後まで本当にGoogle Appsでいいのかという論議があったのですが、結果として背に腹は代えられないということで利用することになりました。

Google Apps連携メール誤送信対策に「SPC Mailエスティー」を導入した理由

-教育機関向けの無償メールサービスは幾つかあるかと思いますが、最終的にGoogle Appsにしたという理由は何だったのでしょうか?

舘泉氏:学生のメール利用率は低いのですが、Google Appsにしてほしいという声は以前からありました。そのため、3、4年前からGoogle Apps自体の申し込みはしてあり、あとはユーザー登録を行うだけの状態でしたので、自然とGoogle Appsになりました。
一方で、Google Appsの機能だけではセキュリティ面で非常に不安でしたので、Google Appsに付加できるプラスアルファのセキュリティサービスを探していました。もちろん、同じドメインで教職員だけ利用できることが前提です。

-Google Appsだけでは、どのような点が不安だったのでしょうか?

舘泉氏当初は、学生向けにGoogle Appsの利用を考えていたのですが、最終的に重要な情報を扱う教職員も含めて移行することになりました。
また、本校を含めた全国の高専には、統括先の独立行政法人国立高等専門学校機構より、非常にレベルの高いセキュリティ要求がきています。その要求に従うためには、例えばメールによる個人情報の漏えいなども規制しなくてはいけません。そうなると問題になるのが、添付ファイルの扱いとメールの誤送信防止です。いきなり全ての要求に対応するのは難しいので、今回のメールシステムのリプレースに合わせて、メール部分からセキュリティ要求を満たすものにしようということになりました。
以前は、個人情報を含むメールをそのまま添付しないよう学内にお願いしていましたが、人的な運用であるため強制力が働かず、徹底するには無理があると感じていました。ただし、教職員に対する情報取り扱いに関する罰則規定もありますので、人的運用による対応で何か事故が発生した場合は本人が悪いというのでは、システムとしてあまりにも無責任です。何かあってもシステムとして守ることのできる仕組みを用意してあげたかったのです。

溝口氏それから、Google Appsにメール誤送信対策を適用でき、同じドメインのメールアドレスで教職員のみが利用できるサービスを探しました。正直なところ、めぼしいところは全てお声がけさせていただいたのですが、対応できるのがソースポッドのクラウドメール誤送信防止サービス「SPC Mailエスティー」だけでしたので、導入させていただきました。
他のサービスでも正式なサービス料ではなく、通行料のようなもので対応できるという話もありました。しかし、その通行料が1人あたり100円で、本校は学生が1,000人いますので、それを12ヶ月で換算すると、1年間素通りさせるだけで1,200,000円もかかることになってしまいます。

「SPC Mailエスティー」の導入効果

-「SPC Mailエスティー」はどのように利用されていますか?

舘泉氏「SPC Mailエスティー」を導入することで、メールの一時保留や添付ファイルに自動的に圧縮をかけてパスワードを付けて送るようになったため、これでかなりの事故は防ぐことができると思います。また、対策を実施しているということで、周囲からの信頼感向上にもつながっています。

「SPC Mailエスティー」利用にあたっての改善点

-「SPC Mailエスティー」をご利用いただいて、機能面で職員の皆さんから改善要望された点はありますか?

舘泉氏「SPC Mailエスティー」を利用し始めたところ、複数の職員から、論文の投稿などで海外に添付ファイルを送った場合、暗号化のパスワード通知に英語表記が含まれないため、困ることがある、という指摘を受けました。

私も、一昨日に論文の投稿を行ったのですが、メール本文の中で、かなり長々と説明を書く必要がありました。相手方では日本語文字が文字化けしているため、たとえ事前に案内をしておいたとしても、どこからがパスワードなのかの判別が非常に難しいからです。 教員側では、かなり頻繁にこのような経験をしているため、改善して欲しいとの要望がありました。

-パスワード通知の英語表記には対応されたのでしょうか?

舘泉氏ソースポッド社に相談したところ、通知文に英語を併記する方法を提案されました。通知文の冒頭に、英語も併記されていることを明記し、日本語に続いて英文で通知文を記載しました。これにより、教職員の現場のニーズに応えられるシステムになったと思います。

-本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
法人概要
法人名 国立東京工業高等専門学校
所在地 東京都八王子市椚田町1220-2
学科内容 本科(機械工学科/電気工学科/電子工学科情報工学科/物質工学科/一般教育科目)、専攻科(機械情報システム工学専攻/電気電子工学専攻/物質工学専攻)
ご契約数 300アカウント
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