辻調理師専門学校 - 利用者の声
利用者の声
『クライアントPCの管理に振り回されていましたが、Webメールサービス導入後、今ではメール関連業務はほとんどありません。』
フランス・イタリア・日本・中国・エスニックの各料理から製菓まで広く深く学べ、厳選された食材とプロ仕様の設備を使った実習重視のカリキュラムで基礎から応用技術までをしっかりと身につけることのできる辻調理師専門学校では、クライアントPCに依存しないメールシステムを実現するために、「ALL in Oneメール」サービスをご導入いただきました。今回、「ALL in Oneメール」ご導入の背景や、導入後の実情についてお聞きしました。 (2010.02.08)
辻調理師専門学校
総務部総務企画グループ
山田 祐仁 氏
1. 1995年のドメイン取得以来、メールシステムは学内で管理していた
- 「ALL in Oneメール」を導入される前は、どのようなメールシステムを利用していたのですか？
ドメインを取得したのが1995年ですから、学内システムのIT化は割と早い方だったんじゃないかなと思います。それ以来、一貫して学内にサーバーを置いてメールシステムを運用してきました。
ここ数年は、セキュリティ問題でスパムフィルタを導入したり、個人情報保護法施行に合わせてアーカイバーを導入したりと、必要に応じてメールシステムを強化していました。
2. クライアントPCに依存したメールシステムが引き起こす問題
- メールシステムを運用する中で、一番大変だったのは何でしたか？
実は私自身は情報システムの担当ではなかったのですが、やはりクライアントPCが壊れるたびに、メールデータが無くなってしまうことですね。以前はPOPでEudoraを利用していたのですが、メールボックスもそのPCに保存していたので、当然ながらPCが壊れるとメールが無くなってしまうという問題がありました。
PCが壊れる度に誰かのメールボックスが壊れるため、PCが壊れた日は、「○○さんへの連絡は電話でお願いします」というメールが流れていました。これらは月に数件発生していて、もちろん復旧すれば元通りに使えたのですが、復旧できないとメールデータが全て無くなっていました。
また、必ずしも1人1台のPCを持っているわけではないので、共有PCで3台あるうちの2台が空いていたとしても、自身のメールボックスのあるPCは空いていない、待っていないと使えないという利用環境の問題もありました。逆に考えると、こんなにPCがたくさんあるのに、1台壊れただけで幾つかのメールボックスも壊れてしまっていたのです。
3. 「ALL in Oneメール」サービス選定の背景
- なぜアウトソーシングを検討されたのですか？
私が担当することになった時点ではアウトソーシングは既定路線だったのですが、求められるメールセキュリティ対策を自社で全て実装すると、設備がどんどん肥大化していきます。1つの機能を導入するにしても、少なくとも数百万円の設備投資が必要になりますので、ユーザー数500前後で何でもかんでも自前でシステムを持つというのは、そろそろ限界ではないかという話が挙がっていました。
同時に今まで導入していたメールシステムをちょうどリプレースする時期でしたので、メールシステムを外部にアウトソーシングすることを検討し始めました。
- Eudora以外のクライアントメーラーへ乗り換えるという案は挙がらなかったのですが？
なかったですね。今回はクライアントPCの入れ替えのタイミングも重なっていたので、この機会にクライアントPCの管理コストを下げたいという思いがありました。それに学内以外でも仕事をするという場面も増えてきたので、将来的なシステムとしてモバイル利用環境についても視野に入れたいと考えていました。
- 「ALL in Oneメール」サービスを検討したきっかけは何だったのでしょうか？
まずベースのシステムはバグが枯れたものにしたいと考えていました。参考程度に情報収集はしましたが、最終的には文教系で定評があり、歴史も長いWebメールソフト「Active! mail」をサービス提供しているものを検討することにしました。ちょうどそのころ「ALL in Oneメール」サービスを見つけ、渡りに船という感じでしたね。
- その他の「Active! mail」を利用したサービスは検討されましたか？
幾つかは見ましたが、「ALL in Oneメール」サービスはセキュリティ部分やシステム構成などもしっかりしていて、「Active! mail」を利用しているサービスとしては、最も信頼できるのではないかと判断しました。
4. 「ALL in Oneメール」導入後の実情は？
- 「ALL in Oneメール」を導入した実際の感想をお聞かせください。
一番良かったのは、クライアントPCに縛られなくなったというところですね。今ではパソコンが壊れても、取り替えるだけで作業が完了します。
ただ、以前利用していたEudoraは過去10年間利用してきたので、ユーザーインターフェースが変わるということに利用者は抵抗があったと思います。例えば、今までHTMLメールを使ってテキストに下線を引いたり、赤字や太字を使ったりしている人もいましたが、「ALL in Oneメール」サービスでは、HTMLメールの機能をOFFにしています。ビジネスメールというものは、そもそもそういう使い方をしないんですよと、これを機会に慣れていってもらっています（笑）。
それに当初は気づかなかったのでしょうけど、徐々にWebメールのいいところが分かってきて、「よその拠点に行った時に見えるんだね」「パソコンを入れ替える時も何もしなくてもいいんだね」という声も聞かれるようになりました。
- メールシステムの運用・管理負荷は減りましたか？
はい、今ではメール関連業務はほとんどありません（笑）。ユーザー管理も今までは情報システム部の仕事だったのですけど、Web画面で登録するだけなので、人事情報を扱っている部署でやってもらえればいいかなと考えています。今まではそこのやり取りが結構煩雑だったのですが、今後の情報システム部の役割は、時代に合ったメールシステムの要件、業務の中での使われ方の検討といったことになりそうです。
5. 「ALL in Oneメール」による付加価値
- スパムメール対策の精度はいかがですか？
かなりいいと思います。というより、ほとんど気にしたことがないです（笑）。Webメールなのでトラフィックの問題もないですし。海外からのメールも問題なく判別できています。ごく一部、先方のプロバイダの設定が怪しいような場合に誤判定があるのですが、それらは個別にホワイトリストに入れています。誤判定でもウィルス以外はスパムタグつきでユーザーに届く設定になっているので安心です。
- 「ALL in Oneメール」サービスにもアーカイブ機能があります。
前のシステムでは幸い検索することはなかったのですが、やはり何かあった時のために、念のため5年間はメールをアーカイブしておくことになっています。
- モバイルの機能はいつ頃使われるのですか？
とりあえず年明けに検討して、年度内には利用したいと思っています。一般企業で営業にあたる入学広報より、パソコンを持って外でも仕事をできるようにしたいという要望があり、あれこれ持ち出すことはできませんので、せめてメールは携帯もしくはネットブックで利用できるようにしたいと考えています。
尚、外出の時は、特定のIPアドレスをふってくれるというサービスを利用して、「ALL in Oneメール」サービス側でIPアドレス制限をかけてもらうことで、ある程度セキュリティを担保できるのではないかと考えています。
- それ以外で、導入後メリットを感じた点はありましたか？
弊校では結構色々な言語を使うんですけど、Webメールの多言語対応はすごく有難かったです。韓国からの留学生が多いので、韓国語に対応している点や、中国語やフランス語でメールのやり取りもできるので、非常に助かっています。
次に、これから年度末にかけて整備して活躍してもらう予定のメーリングリストですね。メーリングリストのメンバー管理を一括で管理しても大変ですし、アーカイブも取れるので、メンバー管理はそれぞれのメーリングリストの管理者に委ねてしまおうと考えています。
最近ではメールによる情報漏えいというのがあると思いますが、実際にところ最も多いのは宛先間違えです。今回共有アドレス帳も導入したので、宛先間違えの防止という点では多少なりとも役に立つのではないかと思いますね。
ソースポッドのメールコンサルティング
- 今回、ソースポッドがご支援させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？
SaaSというと、出来合いのシステムをそのまま提供するだけというイメージだったのですが、初期設定や既存システムからの移行など、とても親身にサポートしていただけたのは、非常にありがたかったです。また、複数のパッケージを繋いでトータルなサービスとして提供する中で、繋ぎの部分にオリジナルな付加価値を作り出すという点でも、ユーザーの声をうまく開発に伝えていっていただけるものと期待しています。
- 貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
今回導入した製品
ALL in Oneメール
会社概要
| 法人名 | 辻調理師専門学校 |
|---|---|
| 所在地 | 大阪府大阪市阿倍野区松崎町3-16-11 |
| 学科内容 | 調理技術マネジメント学科、調理師本科 |
| ご契約数 | 650アカウント（2009年12月現在） |