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少人数でコストを抑えてメールフィルタリングサービスを導入するには？

主に携帯電話向けコンテンツ配信事業を展開するアクセルマーク株式会社では、コンプライアンス対策の一環として、メールによる情報漏えい対策であるメールフィルタリングサービスを導入している。2009年4月1日の分社化に伴い、早急に少人数でのメールシステムとメールフィルタリングサービスの導入が必要となり、ソースポッドにご相談をいただきました。今回、アクセルマーク株式会社の芝山氏に、ご相談の背景や感想についてお聞きしました。 (2009.08.20)

1. メールフィルタリングサービスは少人数での導入が難しい！？

- 御社では、どのようなメールシステムを利用されているのでしょうか？

[芝山氏]
弊社ではメールASPサービスを利用していまして、メールサーバー、アンチスパム、アンチウイルス、メールフィルタ、メールアーカイブ、Webメールの機能があり、メーリングリストだけは自社で運営しています。しかし、実際にはアンチスパムやメールアーカイブは性能や仕様面の問題もあり、あまり機能していません。特にアーカイブデータは過去1ヶ月分しか閲覧できず、それ以降は全てDVDでの提供になるのです。

- 今回ご相談いただいた背景には御社の分社化がありましたが、その際にメールシステムで必要な機能はどのようなものだったのでしょうか？

[芝山氏]
新たにメールサーバー機能を用意することはもちろんですが、弊社はISMSを取得しているので、未然に事故や外部に対して重要な情報の流出を防がなければなりません。そのため、最も重要視したのがメールフィルタによる監査機能です。ただし、分社するとはいえ人数が10人程でしたので、あまりコストはかけられないのですが、事故はどうしても防ぎたい。そこで現在利用しているメールフィルタの機能やポリシーの利用は必須事項となっていました。

- 実際には、どのようなポリシーを設定されていたのですか？

[芝山氏]
弊社では、社内の電子ファイルや機密文書ファイルに対して、キーワードや機密マークのようなものをつけています。メールによる重要情報の流出を防ぐために、本文や添付ファイル内にキーワードやマークを発見した場合は、送信をブロックするようにしています。また、これはメールサーバー側でも制限できますが、メール容量は5MBまでという制限をかけています。

- 少人数によるメールフィルタリングサービスの利用は難しかったのでしょうか？

[芝山氏]
メールサーバー機能を低額で利用できるところは多いのですが、情報漏えい対策としてのメールフィルタを安価に利用できるところが、どうしても見つかりませんでした。メールフィルタリングを提供しているサービスのほとんどが50ユーザからの価格帯となり、弊社のように社員数100名以上であればいいのですが、分社先10名での利用を考えると、どうしても高くなってしまいます。現在利用しているサービスも最低50名からですと言われてしまい、これだと分社先も弊社とほぼ同額の費用が発生してしまいます。

2. 少人数でメールフィルタリングサービスを利用する際の最適な提案とは？

- ソースポッドが提案したプランは、いかがでしたか？

[芝山氏]
ソースポッドさんのからご提案は、メールフィルタリングASPサービスと共有ホスティングサービスの2つのメールサービスを組み合わせて、安価にメールフィルタを利用するものでした。このサービスを組み合わせるということ自体、弊社は完全に見落としていました。

- 実際に運用されていかがでしょうか？

[芝山氏]
実際に分社先の企業でもメールフィルタの運用が始まり、現在弊社と分社先両方から監査にひっかかった際の通知メールを受信しているのですが、同様の運用を行うことができています。当初は「容量は5MB以内にしなさい」、「機密情報はメールでいきなり送るんじゃない」などという指摘もしていましたが、1ヶ月程でほぼ落ち着きました。忙しい時など、つい添付ファイルで送ってしまうことがあるようなので、会社設立に間に合ってよかったです。

- 複数のメールサービスを利用することに問題はなかったのでしょうか？

[芝山氏]
現在利用しているメールサービスでは、ベンダーとその仕組みが、非常に大規模なものになっています。今最も問題視しているのは、そのサービスベンダー以外に、サポート企業、SIer、メーカーがいるため、何か問題が発生した際には、弊社だけでなく、それらの企業間でもたらい回しにされることです。実際に問題の詳細が発覚するまで20日間程かかり、大問題になったことが2度ありました。このようなことを考えると、何かあった時にはすぐに対応してもらえる先に連絡を取ることのできる、シンプルな運用をされているところの方がいいんだろうと考えていました。

- ソースポッドに相談されて、いかがでしたか？

[芝山氏]
すごく満足しています。3月末から本格的に運用しなければならなかったのですが、相談してから2、3週間で仕様、金額共に要望にあったものを導入できるとは、正直思っていませんでした。他の業者にも色々とあたっていたのですが、相当金額が高かったため、最終的にメールフィルタリングを諦めることも想定していました。それが、あの金額の提案が出てきた時はびっくりしました。

余談ですが、今回の件で社内稟議をあげる際に、ソースポッドさんは普通の代理店とは違いますので書き方に迷いましたが、結局メール専門のコンシェルジュ業と説明しました。最適なメールシステムプランを販売代理店のようなご提案することあれば、メールシステムの導入から運用までを行っている実績も多数お持ちになられていると。

前職の方にソースポッドさんを紹介してもらったのですが、本当に良かったです。弊社システムの入れ替えの際には、改めてご相談させていただきます。

- 本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

今回導入した製品

GUARDIANWALL ASPサービス
共有サーバホスティングサービスWEBooth

会社概要

会社名	アクセルマーク株式会社
設立日	1994年3月
代表者	代表取締役社長　小林 靖弘
事業内容	携帯電話向けコンテンツの配信
HP	http://www.axelmark.co.jp/

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