導入事例

株式会社桧家ホールディングス

株式会社桧家ホールディングス グループ管理部 システム課 課長 萩原 紀和氏(写真左)、総合企画部 総務課 係長 贄田 昇氏(写真右)

注文住宅、分譲住宅・宅地、リフォーム、資産活用・戸建賃貸経営、介護・保育施設まで、住生活ソリューションをワンストップで提供するヒノキヤグループ(グループを示す場合はカタカナ表記)では、グループ11社が運用するメールシステムの誤送信対策の一環として「SPC Mailエスティー」および「SPC Mailアーカイブ」を導入。導入の経緯と成果について、傘下グループ会社のシステムを統括する株式会社桧家ホールディングス(以下、桧家ホールディングス)のグループ管理部 システム課 課長 萩原 紀和氏(写真左)、総合企画部 総務課 係長 贄田 昇氏(写真右)に詳しく伺いました。(取材日:2016年9月)

グループ11社の誤送信対策として、SPC Mailを導入

-ソースポッドが提供するSPC Mailの利用状況について教えてください。

ヒノキヤグループ傘下11社が運用するメールシステムの誤送信対策として、SPC Mailエスティーの「パスワード暗号化機能」と「一時保留機能」およびSPC Mailアーカイブを利用しています。
メールシステムは各社が独自にホスティングサービスなどを利用しており、アカウント数は合計で1,700名分となります。
ヒノキヤグループにおけるSPC MailエスティーおよびSPC Mailアーカイブ利用機能の概要は下記の通りです。

    
機能 利用状況
パスワード
暗号化機能
メール送信時に添付ファイルを自動でパスワードを暗号化して送信。パスワード通知メールを別途自動で送信。
一時保留機能 メール送信を10秒間保留。メールの送信状況などを把握するためにも利用(管理者機能)。
SPC Mail
アーカイブ
送信メール1年間分をアーカイブ。情報漏えいなどが発生した際、メールの利用に関して調査・追跡。

導入や運用に手間をかけず、複数メールシステムの誤送信対策・アーカイブを実現

-SPC MailエスティーおよびSPC Mailアーカイブの導入効果やメリットについて教えてください。

【効果1】パスワード暗号化機能
これまで手作業で対応していた作業が自動化されたので、漏れやミスによるリスクが解消され、利用者からも便利になったという声が聞かれます。
【効果2】一時保留機能
誤送信を防ぐために利用されることが多いですが、メールの送信状況などを把握するのに役立っています。 1日1回は管理画面をチェックするようにしており、どのような頻度で送信がキャンセルされているのか、どの組織で添付ファイルの利用が多いのか、一時的に添付ファイルの送信が増えたりしていないか、といった傾向を確認するようにしています。
【効果3】SPC Mailアーカイブ
幸いにしてメールのアーカイブをトレースするようなトラブルや事件は発生していませんが、いざというときに迅速に対応でき、原因追及などができるという安心感は重要な導入効果だと言えます。 メールを使って不正な行為をしてもその証跡が残るということを明確にすることで、抑止効果にもなると考えています。
【効果4】導入・運用面でのメリット
サービスの導入に際して、SMTPの宛先を変更する以外は既存のメールシステムへの改修や追加が不要で、導入後のサービス運用負荷もほとんどかかりません。手間をかけず、複数のメール環境に誤送信対策機能を追加でき、一元的かつ統合的に管理・運用できるのも大きな導入メリットです。
グループとしてセキュリティ対策へ積極的に取り組んでいるという姿勢のアピールにも、少なからず貢献していると考えています。

法令遵守とグループ統制強化の一環として、誤送信対策を実施

-今回、誤送信対策を強化するに至った経緯を教えてください。

もはや、個人のお客様や取引先などとメールを使ってやり取りするのは特別なことではなくなりました。これまでも各社が添付ファイルの暗号化や不用意に個人情報や機密情報をメールでやり取りしないようにメールの運用ルールを設けてきましたが、万が一、どこか1社においてトラブルや事故が発生すれば、ヒノキヤグループ全体の信頼の失墜にもつながりかねません。
社内のコンプライアンス委員会からも、できるだけ人手を介さず、自動的に対応できることはシステムで実現していくという方針を受けていました。
グループとして法令を遵守すると同時にガバナンスを強化するために、誤送信対策だけでなくアーカイブなども含めた総合的なメールセキュリティ対策の強化を実施しました。

機能面だけでなく、サポート体制や投資保護効果なども含めサービスを評価

-SPC Mailエスティーおよびアーカイブを採用した理由を教えてください。

メールセキュリティ対策に関して、サポートベンダー数社に提案を依頼しました。その中で、ソースポッドのサービスを提案してくれた兼松エレクトロニクス株式会社(以下、兼松エレクトロニクス)の提案内容や対応が総合的に優れていました。ソースポッドのサービスに関しては、次のポイントを評価しました。

  • 誤送信対策に必要な基本的な機能が網羅されている。
  • 既存のメールシステムおよびクライアント環境へ影響がほとんどない(導入負荷が軽い)。
  • システム開発やサーバへのインストールも不要。
  • 既存のドメイン名をそのままで利用可能。
  • 複数のメールシステムの誤送信対策およびアーカイブを、一元的かつ統合的に管理・運用できる。
  • 将来的にメールインフラをクラウドなどに統合した場合でも、改編や開発をせずにそのまま利用できる。
  • 兼松エレクトロニクスにおける利用実績や導入実績があり、有名な企業での稼働実績も豊富なので安心、信頼できる。
  • 今後の展開とソースポッドへの期待

    -今後の展開予定などがあれば教えてください。

    導入検討時は「上長承認機能」の利用も視野に入れていました。結果的には、送信のプロセスが煩雑になり承認者の負担も考慮して導入を見送りましたが、今後、業務や組織によっては同機能を採用することもあるかもしれません。

    -ソースポッドへの要望や期待があればお聞かせください。

    検討時から兼松エレクトロニクスと協力しながら迅速かつ丁寧に対応してくれました。その点は高く評価していますし、SPC MailエスティーとSPC Mailアーカイブの採用の後押しとなったことは間違いありません。導入時も、私たちの要望に柔軟かつ迅速に対応してくれたのでとても助かりました。 今後も、そのような姿勢や対応が変わることなく、機能の向上やサービスの安定運用に期待しています 。

    -本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
    法人概要
    法人名 株式会社桧家ホールディングス
    所在地 東京都千代田区丸の内1-8-3 丸の内トラストタワー本館7階
    ご契約数 1700アカウント(2016年9月現在)
    導入製品

    SPC Mailエスティー

    SPC Mailエスティー月額100円(税別)から利用できる
    クラウドメール誤送信対策

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    SPC Mailアーカイブ

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